Protecția datelor

Cum prelucrăm datele cu caracter personal din cererile de eliberare a documentelor și din fondurile arhivistice pe care le păstrăm, potrivit art. 13 și 14 din Regulamentul (UE) 2016/679 (RGPD).

Operatorul

File Store S.R.L., Oradea, str. Iosif Vulcan nr. 7, ap. 9, jud. Bihor, România, J2013000275059, CUI RO31245094, office@file-store.ro, +40 721 391 038.

Datele prelucrate

Din cerere, despre solicitant: numele, domiciliul, telefonul, e-mailul, calitatea.
Din cerere, despre titular (persoana la care se referă documentele): numele, numele purtat anterior, CNP, data și locul nașterii, numele părinților, fostul angajator, perioada, meseria sau funcția, secția. Când cererea este depusă de un moștenitor sau de un reprezentant, aceste date provin de la el.
Din anexe: copia actului de identitate, a carnetului de muncă, a altor documente și dovada calității. Documentele anexate sau găsite în arhivă pot cuprinde date privind sănătatea (de exemplu, concedii medicale) sau apartenența la sindicate (de exemplu, cotizații). Nu anexați documente medicale dacă nu sunt necesare pentru cerere.
Alte date de contact: persoana de contact, dacă este alta decât solicitantul, adresa de livrare, datele de facturare, dacă diferă.
Date de plată: numele plătitorului, suma, data, factura, IBAN-ul la virament. Pe factură trecem CNP-ul numai dacă ne cereți.

Scopuri și temei

Scop	Temei
Soluționarea cererii (înregistrare, căutare, răspuns, inclusiv când documentele nu se află la noi); eliberarea adeverințelor, copiilor și extraselor; predarea carnetului de muncă	art. 6 alin. (1) lit. c) din RGPD; art. 7, art. 24 alin. (4) și art. 29 din Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare; art. 25 - 26 din normele metodologice din 26 septembrie 2023
Păstrarea cererii în evidențe	art. 6 alin. (1) lit. c) din RGPD; art. 7, 8 și 11 din Legea nr. 16/1996
Date privind sănătatea sau apartenența la sindicate, dacă apar în documente	art. 9 alin. (2) lit. b) din RGPD; art. 29 din Legea nr. 16/1996; art. 133, 134 și 139 din Legea nr. 360/2023 (drepturi de muncă și de pensie); art. 9 alin. (2) lit. f) din RGPD (exercitarea sau apărarea unui drept în instanță sau în proceduri administrative)
Comunicarea copiilor către casele teritoriale de pensii și Casa Națională de Pensii Publice, la solicitarea acestora	art. 6 alin. (1) lit. c) din RGPD; art. 133 alin. (10) și art. 134 alin. (1) - (3) din Legea nr. 360/2023
Controlul Arhivelor Naționale	art. 6 alin. (1) lit. c) din RGPD; art. 5 lit. b) din Legea nr. 16/1996; art. 6 alin. (5) din normele metodologice
Plata tarifelor; predarea altor acte originale	art. 6 alin. (1) lit. b) din RGPD
Facturarea și evidența contabilă	art. 6 alin. (1) lit. c) din RGPD; Legea contabilității nr. 82/1991; Codul fiscal
Apărarea drepturilor File Store S.R.L. în caz de litigiu	art. 6 alin. (1) lit. f) din RGPD. Interesul legitim: dovedirea soluționării corecte a cererii și apărarea în instanță. La cerere, comunicăm informații despre evaluarea acestui interes.
Vizitarea site-ului (adresa IP și date tehnice, prelucrate de Cloudflare)	art. 6 alin. (1) lit. f) din RGPD. Interesul legitim: livrarea paginilor și protecția împotriva atacurilor.
Corespondența prin e-mail sau telefon	art. 6 alin. (1) lit. b) din RGPD, pentru cereri și oferte; în rest, lit. f), interesul legitim de a răspunde la întrebări. Nu includeți CNP sau copii de acte în întrebările trimise prin e-mail.

Destinatari

Libra Bank: plata prin virament.
Google: e-mailul office@file-store.ro, în numele nostru.
Cloudflare, Inc. (SUA): găzduirea site-ului, în numele nostru.
Contabilitatea, dacă este externalizată.
Poșta sau curierul, pentru predarea documentelor.
Casele teritoriale de pensii și Casa Națională de Pensii Publice, la solicitarea acestora, pentru copiile documentelor care au stat la baza adeverinței (art. 133 alin. (10) și art. 134 din Legea nr. 360/2023).
ANAF (facturare) și alte autorități, când legea o cere.

Transferuri în afara Spațiului Economic European. Google și Cloudflare pot prelucra date în Statele Unite ale Americii, iar Google și în alte țări în care el sau subîmputerniciții lui au activitate. Pentru Statele Unite există o decizie a Comisiei privind caracterul adecvat, Decizia de punere în aplicare (UE) 2023/1795 (EU-U.S. Data Privacy Framework), aplicabilă organizațiilor certificate. Unde decizia nu se aplică, transferul are loc pe baza clauzelor contractuale standard din Decizia de punere în aplicare (UE) 2021/914 (art. 46 alin. (2) lit. c) din RGPD). Textele sunt publicate pe eur-lex.europa.eu. O copie se poate obține la office@file-store.ro.

Durata păstrării

Cererea, anexele și corespondența: 3 ani de la soluționarea cererii; în caz de litigiu sau control, până la încheierea acestuia. La expirare, documentele se elimină potrivit art. 11 din Legea nr. 16/1996.
Copia documentului eliberat și registrul de intrări-ieșiri: termenele din nomenclatorul arhivistic. Servesc și răspunsului către casele de pensii (art. 134 din Legea nr. 360/2023).
Factura și documentele de plată: 5 ani de la data de 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite (art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991).
Datele tehnice despre vizitarea site-ului: termenele Cloudflare.
Documentele din fonduri: vezi „Fondurile arhivistice”.

Fondurile arhivistice

Păstrăm dosare de personal, state de plată și alte documente ale unor foști angajatori. Fondurile apar în evidența Arhivelor Naționale. Documentele provin de la acești angajatori, de la lichidatorii sau de la deținătorii lor anteriori, potrivit art. 18 din Legea nr. 16/1996.

Pentru fondurile creatorilor desființați suntem operator. Temei: art. 6 alin. (1) lit. c) din RGPD și art. 12, 16, 24 și 29 din Legea nr. 16/1996. Scop: păstrarea documentelor și eliberarea adeverințelor, copiilor și extraselor către cei îndreptățiți. Pentru arhivele societăților active acționăm, la păstrare, în numele societății, care rămâne operator.

Documentele pot cuprinde: date de identificare, CNP, studii, funcții, perioade lucrate, salarii, sporuri, concedii, inclusiv medicale, rețineri, inclusiv cotizații sindicale. Datele din categorii speciale se folosesc numai pentru drepturi de muncă și de pensie (art. 9 alin. (2) lit. b) și f) din RGPD).

Destinatari: persoana îndreptățită, casele teritoriale de pensii și Casa Națională de Pensii Publice la solicitarea acestora (art. 133 alin. (10) și art. 134 din Legea nr. 360/2023), autoritățile când legea o cere și, dacă ne încetăm activitatea, operatorul autorizat care preia arhiva (art. 22 din Legea nr. 16/1996).

Durata: termenele din nomenclatorul și inventarul fiecărui fond. La expirare, documentele se selecționează potrivit art. 11 din Legea nr. 16/1996.

Nu informăm individual foștii salariați, deoarece documentele sunt vechi, numeroase și nu cuprind date de contact actuale (art. 14 alin. (5) lit. b) din RGPD). Drepturile de mai jos se aplică și acestor date. Documentele originale nu se modifică: o completare se face prin declarație suplimentară (art. 16 din RGPD).

Drepturile dumneavoastră

Acces: aflați dacă vă prelucrăm datele și primiți gratuit o copie, fără datele altor persoane. Copia nu are valoare de adeverință. Adeverințele, copiile certificate și extrasele eliberate potrivit art. 29 din Legea nr. 16/1996, cu ștampilă și semnătură, se eliberează contra tarif. Cererea pe formularul nostru este o cerere potrivit art. 29. Dacă nu este clar ce doriți, vă întrebăm.
Rectificare: corectăm datele din cerere. Documentele din fonduri nu se modifică; se poate atașa o declarație suplimentară.
Ștergere: ștergem datele de care nu mai avem nevoie. Nu ștergem cât ne obligă legea să le păstrăm sau cât sunt necesare pentru apărarea unui drept în instanță.
Restricționare: puteți cere să nu mai folosim temporar datele, de exemplu cât verificăm dacă sunt corecte.
Portabilitate: pentru datele furnizate online și prelucrate în temeiul contractului.

Cererile se trimit la office@file-store.ro sau la sediu. Sunt gratuite, cu excepția copiilor suplimentare și a cererilor vădit nefondate sau excesive. Răspundem în cel mult o lună. În cazuri complexe, termenul se poate prelungi cu cel mult două luni; vă anunțăm în prima lună.

Puteți depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul Gral. Gheorghe Magheru 28 - 30, sector 1, cod poștal 010336, București, anspdcp@dataprotection.ro, +40 318 059 211, www.dataprotection.ro, sau la autoritatea din statul în care locuiți, lucrați ori în care a avut loc presupusa încălcare. Vă puteți adresa și instanței.

Dreptul la opoziție

Vă puteți opune oricând, din motive legate de situația dumneavoastră particulară, prelucrării bazate pe interesul legitim al File Store S.R.L. Încetăm prelucrarea, cu excepția cazului în care demonstrăm motive legitime și imperioase sau scopul este apărarea unui drept în instanță. Cererea se trimite la office@file-store.ro.

Caracterul obligatoriu

Nu sunteți obligat să depuneți o cerere. Dacă o depuneți, datele marcate cu * sunt necesare pentru soluționare, potrivit art. 29 din Legea nr. 16/1996, și pentru încheierea contractului de prestări servicii. Dacă lipsesc, cererea nu poate fi soluționată, iar termenul de soluționare curge de la completare (art. 25 alin. (4) din normele metodologice). Numele purtat anterior, CUI-ul și secția sunt facultative: ajută la găsirea documentelor.

Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată.

Cookie-uri

Paginile acestui site nu plasează cookie-uri și nu folosesc instrumente de analiză.