Termenul de păstrare pentru documentele contabile, rolul nomenclatorului arhivistic și condițiile în care documentele din arhivă se pot distruge. Text confruntat cu formele consolidate ale legilor, în octombrie 2026.
Registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva firmei timp de 5 ani, calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui al încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele de salarii (art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991).
Înainte de a elimina state de salarii, verificați nomenclatorul aprobat al firmei: foștii salariați pot avea nevoie de ele pentru adeverințe de venit (art. 139 alin. (2) din Legea nr. 360/2023).
Pentru documente din exercițiul financiar încheiat la 31 decembrie 2025:
Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată, leagă păstrarea documentelor de un instrument propriu fiecărei firme.
Anual, documentele se grupează în unități arhivistice, după problematică și termenele de păstrare din nomenclatorul documentelor de arhivă, pe care fiecare creator îl întocmește pentru documentele proprii.
Nomenclatoarele creatorilor de la nivel central se aprobă de Arhivele Naționale, iar ale celorlalți creatori, de serviciile județene ale Arhivelor Naționale.
Persoanele juridice sunt obligate să păstreze documentele în spații special amenajate pentru arhivă. Dacă nu le aveți, le puteți încredința unui operator autorizat.
Creatorii care își schimbă regimul de proprietate sau obiectul de activitate, precum și noii deținători care preiau patrimoniul trebuie să ia măsuri pentru păstrarea, conservarea și evidența arhivei.
Expirarea termenului nu înseamnă că documentele se pot distruge sau arunca. Legea cere o procedură de selecționare (art. 11 din Legea nr. 16/1996, republicată).
În fiecare unitate funcționează o comisie numită prin decizia conducătorului. Ea analizează fiecare unitate arhivistică, îi stabilește valoarea practică sau istorică și consemnează hotărârea într-un proces-verbal. La administratorul unic, acesta răspunde pentru selecționarea documentelor.
Procesul-verbal, însoțit de inventarele documentelor propuse spre eliminare și ale celor care se păstrează permanent, se trimite spre aprobare comisiei din cadrul serviciului județean al Arhivelor Naționale sau, pentru creatorii de la nivel central, Comisiei centrale de selecționare.
Documentele se scot din evidență și se pot elimina numai în baza acestor procese-verbale.
Pentru o estimare ne ajung volumul, localitatea și anii extremi ai documentelor.